Kurzanleitung Gemeinde-Info-Programm


Das Programm GemeindeInfo soll die Eingabe der Gemeindetermine vereinfachen. Ganz besonders soll es dabei helfen, dass Termine nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Auch soll die Reihenfolge der Eingabe unabhängig von der Ausgabe sein, sprich, die Termine müssen zur Ausgabe sinnvoll sortiert sein.

Der o.g. zweite Punkt ist allerdings nicht vollständig umsetzbar, da immer wieder der Fall eintritt, dass z.B. zum gleichen Termin im Internet ein anderer Text als im Gemeindebrief stehen soll. Dieses Problem kann zumindest vereinfacht werden, indem diese Termine einfach kopiert werden können.



    Allgemeines und Programmstart

Das Programm wird mit Hilfe einer XML-Datei konfiguriert, die beim Start als Parameter mitgegeben wird.

in der mitgelieferten Beispiel-Datei ("./daten/config.xml") sind einige Kommentare zur Erklärung enthalten.



Da es sich hier um eine Webanwendung handelt (auch wenn der Server nur lokal läuft), müssen alle Änderungen unbedingt mit dem dafür vorgesehenen Button abgeschlossen werden (zb. 'fertig' oder 'absenden'). Andernfalls sind alle Änderungen verloren, da der Browser sie nicht automatisch zum Server sendet.


Aufruf siehe mitgelieferte Datei "geminfo.bat"


Beim Programmstart werden evtl. verschiedene Fenster angezeigt:





Vorstellungen des Entwicklers, welche Anpassungen noch umzusetzen sind („known Bugs')


    Bedienelemente


Danach startet das eigentliche Programm und ruft den konfigurierten Browser auf, der die Startseite anzeigt.




Die grundsätzliche Bedienung ist weitgehend selbsterklärend.

Der Menüpunkt "Daten aus dem Internet laden" ist noch nicht vollständig getestet, bitte mit Vorsicht benutzen.

Mit dem Menüpunkt "Passwort verschlüsseln" kann eine Zeichenkette verschlüsselt werden, damit sie ohne Bedenken in die config.xml eingetragen werden kann.

    Arbeiten mit dem Programm



Im Menü 'Bearbeiten' werden alle Termine bearbeitet. Das Mülleimersymbol vor der Zeile löscht den Eintrag und das Duplizieren-Symbol dupliziert den Eintrag und zeigt ihn gleich zum Bearbeiten an.




Die Buchstaben vor dem Datum geben an, welches Ausgabeformat für den jeweiligen Eintrag angehakt wurde.

G: Gemeindebrief
A: Aushang
M: meineGemeinde (Icalender-Datei)
I: Internet (2 HTML-Dateien in unterschiedlichen Formaten)
S: Schaukasten
Z: Mail an die Lokalzeitung für die kirchlichen Nachrichten



Neuen Monat beginnen

Es wird der Monatsname abgefragt (April, Mai... nicht 04 oder 05). Nach Absenden werden alle konfigurierten regelmäßigen Termine angelegt und alle Termine vor dem aktuellen Datum gelöscht.

Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass Duplikate nicht ausreichend sicher erkannt werden. In dem Fall steht der Text 'Duplikat?' als Warnung in der Zeile. Der Eintrag muss manuell geprüft und ggf. angepasst werden.

Das sollte nicht mehrmals im gleichen Monat gemacht werden.



Leitartikel bearbeiten

Bitte beachten: Die Bearbeitung muss unbedingt mit dem Button 'fertig' (rote Markierung) beendet werden, sonst sind alle Eingaben verloren.


Der Autorenname sollte mit zugehöriger Emailadresse in der config.xml eingetragen sein, damit sowohl bei der RSS-Ausgabe die korrekten Daten eingetragen sind als auch die Mail an den nächsten Autor (Button 'Mail an nächsten Autor' ) verschickt werden kann.

Copy und Paste aus anderen Applikationen (z.B. Word oder Internetseiten) ist möglich, muss aber gut geprüft werden, da nicht alle Formatierungen (z.B. aus Word) übernommen werden können.

        Neue Einträge

Nur im Menü 'Bearbeiten' können Einträge hinzugefügt oder geändert werden.




Hier kann ein Eintrag bearbeitet werden. Die Uhrzeit darf leer bleiben, dann wird der Termin als Ganztägig angenommen.

Die Checkboxen müssen je nach gewünschtem Ausgabeformat angehakt werden. Es gibt keine Prüfung ob die einzelnen Haken sinnvoll sind für diesen Eintrag.

Das Feld 'Link zu weiteren Informationen' wird nur für den Export als ICalendar-Datei benutzt.

Mit 'Daten absenden' werden die Daten abgeschickt, mit 'zurücksetzen' der Original-Eintrag an der Oberfläche wieder hergestellt. Abbruch der Bearbeitung kann einfach mit dem "zurück"-Button des Browsers oder einem Klick auf einen Menüpunkt durchgeführt werden.



Für die Eingabe der Texte können verschiedene Kürzel in der Konfigurationsdatei festgelegt werden. Diese werden beim Export automatisch durch den vollständigen Text ersetzt. Zur Zeit sind folgende Kürzel definiert:




        Ausgabedateien erzeugen

Im Menü 'Bearbeiten' den Punkt 'Aushang und Gemeindebrief erstellen' auswählen.

Es werden alle Ausgabeformate erstellt (siehe unten), die in der Konfiguration als Aktiv gekennzeichnet sind.

Nach Beenden erscheint ein Hinweisfenster, in dem die erstellten Dateinamen angezeigt werden.



        Vorschau

hier können einige der Ausgabeformate vorab geprüft werden. (nicht RSS und ICalender-Dateien)



        Daten ins Internet laden

Die konfigurierten Exporte (siehe Element export/upload in der config.xml) werden per FTP hochgeladen.



        Kurzer Ablauf zum neuen Monat

  1. Programm starten

  2. Menüpunkt "Bearbeiten" aufrufen

  3. → "Neuen Monat beginnen"

  4. Leitartikel eingeben („Copy und Paste“ oder selbst schreiben) mit 'Fertig' abschließen

  5. → „speichern“

  6. Termine bearbeiten.
    Dabei beachten, in welchem Ausgabeformat der Termin erscheinen soll.

  7. → „speichern“

  8. mit Vorschau prüfen, ggfs. Termine korrigieren (speichern nicht vergessen!)

  9. → Ausgabedateien erzeugen

  10. Mit Word die Dokumente öffnen und alle Daten prüfen

  11. ggfs. die Daten korrigieren und Aushang und Gemeindebrief erneut erstellen (alle Dokumente vorher schließen)

  12. Mit Word die Dokumente öffnen und letzte Anpassungen manuell durchführen.(siehe Kap. Ausgabeformate )

  13. Die Termine ins Internet hochladen (das kann vor dem neuen Monat geschehen, da auch aktuelleTermine des Vormonats angezeigt werden)

  14. Die Word-Dokumente zum Druck geben



    Ausgabeformate

Alle Ausgabeformate sind in der config.xml konfiguriert. Auf Grund der mittlerweile vielen Möglichkeiten ist die Datei etwas unübersichtlich geworden, daher bitte Vorsicht bei Änderungen. (Und immer eine Sicherheitskopie bereithalten )

Das Ausgabeformat von Aushang, Gemeindebrief und Schaukasten sind Word-HTML-Dateien, d.h. es sind HTML-Dateien die von LibreOffice und älteren Word-Versionen als Dokument geöffnet werden können. Ein erneutes Öffnen nach einer Bearbeitung geht aber nicht richtig, dazu muss dann im jeweiligen nativen Format gespeichert werden.

Die "Mail an die Zeitung" wird nicht automatisch verschickt, sondern wird mit einem getrennten Programmaufruf erzeugt. Beispielsweise kann sie aus der Aufgabenplanung heraus angestoßen werden.

        Gemeindebrief

Das Aussehen des Gemeindebriefs kann im Konfigurationsfile weitgehend angepasst werden.

Vor dem Druck die Spaltenbreiten nachjustieren.

        Aushang

Das Format für den Aushang ist in der Konfiguration festgelegt.

Vor dem Druck die Spaltenbreiten nachjustieren.

        Internet

Die Internet-Termine werden auf einem im Konfigurationsfile definierten Webspace abgelegt und können vom Web-Admin in beliebige Seiten eingebunden werden. Es werden 2 Formate erzeugt: Ein Listenformat und ein Kalenderformat.

        Schaukasten

Hier ist für ein Programm die Schwierigkeit, dass nicht erkannt werden kann, wie der Aushang im Schaukasten aussehen soll. Daher können verschiedene Formate definiert werden (Ausgeliefert werden 2 Formate) die jeweils als eigene Seite dargestellt werden.

Als Nacharbeit muss dann vor dem Druck die jeweils überflüssige Seite entfernt werden.

        ICalender

Die Termine werden als ics-Dateien erzeugt. Es können mehrere mit unterschiedlichen Inhalten konfiguriert werden. Diese Dateien können von fast allen Kalenderprogrammen importiert werden. Es ist auch möglich sie auf einem Webspace abzulegen und von dort regelmäßig z.B. vom Google-Kalender importieren zu lassen.

        RSS

    Aktuell wird nur der Leitartikel als RSS-Feed angeboten. In der Ausgabe-Datei bleiben eine konfigurierbare Anzahl von alten Einträgen stehen.

    Beenden des Programms

Bei Programmende fragt das Programm, ob die aktuellen Daten erst gespeichert werden sollen. Danach wird der Stoppbefehl an den Server übermittelt. Der Server bleibt noch ca. 10 Sekunden aktiv, bevor er sich stoppt.